Wie legen Sie eigentlich Ihre E-Mails ab? Sortieren Sie auch wie viele andere Ihre Geschäftlichen E-Mails einzeln in irgendeine Struktur um sie später einfacher wieder zu finden? Warum das nicht so effizient ist, kann ich Ihnen kurz sagen.

Das einsortieren braucht viel Zeit und falls eine E-Mail es mal aus versehen in den falschen Ordner schafft, ist Sie so gut wie nicht mehr zu finden.
Warum macht man sich denn die Mühe?
Wenn es Ihnen um das einfache auffinden von E-Mails nach längerer Zeit geht, hab ich einen Vorschlag.
Werfen Sie alles ins Archiv! (Nicht mit dem Archivieren der alten Outlook Versionen Verwechseln!)
Warum sollten Sie es sich so einfach machen und nicht händisch sortieren?
Ganz einfach. Weil es Zeit spart und besser durchsuchbar ist.

In Office 365 gibt es eine Funktion um sich so genannte “Suchordner” anzulegen.
Das bedeutet, Sie werfen alle E-Mails in einen Topf und erstellen sich einen Dynamischen Ordner der Ihnen alle E-Mails aus dem Topf anzeigt, die einem definierten Filter entsprechen.

Beispiel:
Ihr Kunde schickt Ihnen immer E-Mails von der Adresse: kunde@suchordner.de Abgearbeitete E-Mails werfen Sie mit dem Button: Archivieren in Ihren Online Archiv Ordner.
Sie erstellen einen neuen Suchordner mit dem Filter: Nachricht von oder an eine Bestimmte Person.
Dort stellen als “Nachricht von oder an:” ein: suchordner.de
bei Suchen in geben Sie “Archiv” an.
Schon sehen Sie alle E-Mails von allen Ansprechpartnern beim Kunden geschickt haben in diesem Ordner.
Wenn Sie ihre gesendeten E-Mails auch immer ins Archiv schieben, tauchen diese hier auch wieder auf.
Ganz ohne das nervige Sortieren 1.0 von früher.